.يتم الإعلان عن موعد التقديم في الصحف المحلية و يذكر في الإعلان الوقت و التاريخ و الشروط
. يتم تدقيق أوارق المتقدمين
. يتم الإعلان عن أسماء المقبولين .
. تبدأ الوازرة في مراسلة الجامعات لحصول على قبول جامعي لطلاب

• الحصول على التأشيرة من سفارة البمد المبتعث إليو .
• إكمال متطمبات إصدار قرار الابتعاث و تسليمها للبرنامج لكي يتم إصدار القرار .
• الحصول على أمر إركاب من إدارة الميزانية .
• الحصول على تذاكر عن طريق مكتب الطيار بمقر إدارة البعثات بحي الغدير بمدينة الرياض .

المتطلبات على النحو التالي :

صورة من قبول الجامعة أو المعهد للغة .

صورة من جواز السفر بالإضافة لصورة التأشيرة - الفيزا

صورة بطاقة الأحوال للطالبة أو صورة دفتر العائلة .

صورة  جواز السفر + صورة التأشيرة + صورة بطاقة الأحوال بالنسبة للمحرم المرافق مع المبتعثة .

صورة وثيقة التخرج بالإضافة إلى كشف الدرجات أو المعادلة للشهادة إذا كانت صادرة من خارج المملكة العربية السعودية.

صورة شهادة القدرات لطلاب المرحلة الثانوية .

تعبئة الاستمارة المعدة لصدور القرار

أصل الجواز للمبتعث و المرافقين بالإضافة إلى صورة الجواز، صورة من قرار الابتعاث، صور التأشيرة للمبتعث و المرافقين ، صورة بطاقة الأحوال للأعزب و بطاقة العائلة للمرافقين إن وجدوا.

أقل سن للمحرم هو 18 سنة

يبدأ الصرف على المبتعث من تاريخ دخوله للولايات المتحدة الأمريكية، على أن يكون دخوله قبل شهر أو أقل من موعد الدراسة

لا يصرف للمحرم غير السعودي أي مخصصات مالية

الضمان المالي هو خطاب يوضح قابلية الطالب لدفع المستلزمات المالية للدراسة و السكن و غيرها. تعطي وزارة التعليم العالي ممثلة بالملحقية الثقافية ضمانات مالية للطلاب لغرض الحصول على قبول أكاديمي. أما بالنسبة للطلاب الدارسين على حسابهم الخاص فتلزم عليهم التوجه إلى المؤسسات البنكية أو الشركات أو المؤسسات التي ستتكفل بتغطية مصاريف الدراسة بإصدار خطاب يوضح المبلغ الموجود في الحساب أو السعر المحدد من قبل الشركات و المؤسسات لتغطية مصاريف الدراسة و السكن.

يجب أن تكون جميع الأوراق الرسمية متطابقة تماماً، وعند الاختلاف تعدل عند الجهات المختصة.

 الحضور إلى مقر إدارة برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث الخارجي، و تحديث البيانات عن طريق الموظف المختص.

لا يؤجل الترشيح؛ لأن برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث الخارجي سنوي ويرتبط بمواعيد و أنظمة دراسية.

لا يمكن تغيير الجامعة، أو معهد اللغة، أو الدولة، و في حالة الضرورة القصوى يقدم المبتعث خطاباً يشرح فيه أسباب التغيير، و يُعرض على لجنةٍ لدراسة الحالة واتخاذ قرار بشأنه.

بعد صدور قرار الطالبة يمكنها الحصول على إفادة من إدارة برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث الخارجي تفيد بأنها مبتعثة، و أنه مرافقها، ويستطيع المرافق تقديم هذه الإفادة لمقر عمله.